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渭南师范学院物资设备采购管理办法
2015-12-20 22:07  

渭师院发(2015)68号

第一章  总 则

第一条 为了规范学校物资设备采购工作,提高资金使用效益,完善采购管理和监督机制,保证物资设备采购工作规范、廉洁、高效运行,根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》及其实施条例和陕西省教育厅《陕西省高等学校物资设备采购管理办法》(陕教监〔2011〕2号)文件的规定,结合学校实际情况,特制定本办法。

第二条  凡学校各部门使用财政性资金(含预算内资金、预算外资金和上级划拨的专项资金)以及自筹资金,购置教学、科研、行政办公所需专用设备、一般设备及低值耐用品,适用本办法。

第三条  本办法中的物资设备指符合学校固定资产管理要求的物资和设备。按照有关要求,凡固定资产单位价值1000元(含1000元)以上,专用设备单位价值1500元(含1500元)以上的物资,属于物资设备管理和采购的范畴。

第四条  学校采购应当依法完整编制采购计划,严格执行资产配置标准,合理确定采购需求,不得超出教学、科研、办公需要范围。                    

第五条  学校采购项目应当严格按照批准的计划和预算执行。设备使用单位负责人(或项目负责人),对所申请采购的项目和预算的真实性负责。

第六条  物资设备采购应遵守国家法律、法规、政策以及学校的相关规定,坚持公开、公正、公平、合理、诚信的原则,充分利用报刊、网络等途径公开采购信息,引进社会市场竞争机制,力争做到质优价廉,不断提高资金使用效益。

第七条  物资设备采购的归口管理部门和主管部门领导、项目负责人及参与采购活动的工作人员,要保持对学校利益高度负责的态度,深入调查研究,科学合理设置项目,求真务实解决问题;厉行节约,反对铺张浪费。

第八条  规范采购行为,严格采购程序,严肃采购纪律。参与采购活动工作人员及项目编制人员,要依法办事,廉洁奉公,遵守程序,严守规矩,严肃纪律。参与采购活动的部门领导,要认真落实廉政建设“一岗双责”制度。

第二章 物资设备采购组织机构及职责

第九条  组织机构

采购组织机构包括物资设备采购工作领导小组、采购工作小组和专家组。物资设备采购工作领导小组组长由主管校领导担任,副组长由国有资产管理处负责人担任,成员由党政办公室、审计处、计财处、教务处、后勤集团等部门负责人和学校法律顾问组成,纪委监察处依法依规履行监督职责。领导小组下设采购工作小组和办公室,办公室设在国有资产管理处。

物资设备采购工作领导小组是学校的常设机构,采购工作小组和专家组是在采购工作环节中设立的临时性机构。采购组织机构各成员机构分工协作,各负其责,密切配合开展各项采购工作。

第十条  采购管理部门的职责

采购管理部门主要涉及物资设备采购管理、招投标管理、资金管理、监督、审计和物资设备使用等职能。

各部门的主要职责:

1.国有资产管理处:对物资设备采购工作业务归口负责。负责拟定采购工作方案并具体组织采购工作的各个环节;负责组织或委托组织采购;组织协调各有关部门参与采购活动;向采购工作小组提交采购资源信息;落实采购工作小组决议,整体推进工作进度,保证按期完成工作任务;组织所购物资设备的验收工作;负责采购文件资料的形成、整理、归档工作。

2.纪委监察处:负责采购监督工作;提出监察建议,协同采购管理部门建立完善相关制度;监督采购工作小组依据国家法规和学校制度正确完成采购工作;监督采购工作小组成员正确履行职责;对采购情况建立成果档案。

3.审计处:参与采购工作;监督涉及工程量核算的仪器设备的采购活动;对采购标的的合同价格及突破立项审定的采购数量行为承担监督责任;参与相关验收工作。

4.计财处:参与采购工作;对学校确定购置物资设备的计划项目,要合理的安排好资金,并对财务审批程序审核审批;参与相关验收工作。

5.设备使用单位:参与采购工作;负责提供物资设备采购的论证、设备清单、预算、技术参数和工期;负责确定设备的品种、规格、型号及使用功能;负责项目实施过程中的现场管理,完成项目竣工之后的初验工作,并向归口管理部门提出验收申请;参与相关验收工作。

6.法律顾问:参与采购工作;对招标文件、竞争性谈判文件和采购合同进行审查。

7.技术专家:对招标文件中的技术品质和技术性能的评审结果负责,参与相关的验收工作。

8.其他部门:参与相关的采购招标工作,对采购工作小组决议承担相应责任;参与相关验收工作。

第十一条 采购工作小组的设立

采购工作小组是由学校有关部门和单位组建的临时性工作机构,实行组长协调下的部门代表分工负责制,在主管校领导的领导下开展工作。采购工作小组成员组成应以保证形成廉洁、高效的工作机制,保证采购任务如期完成为原则。

采购工作小组成员独立履行本办法要求的职责,直接对本单位负责,有权对包括质量、价格在内的各项采购事宜行使质疑、建议和表决,并承担责任。

学校采购工作小组包括招标采购工作小组或询价谈判采购工作小组、考察组、评标组、验收组。各组人员组成由业务主管部门与相关部门协商提出建议名单,报主管校领导同意后确定。其中:招标采购工作小组成员组成由大宗物资设备采购工作领导小组研究决定。采购工作小组人员数量根据采购任务的具体情况确定,一般为三人以上单数。

1.招标采购工作小组:凡采购资金达10万元以上(含10万元)的采购活动,应组建学校招标采购工作小组,按规范程序进行招标采购。

2.询价谈判采购工作小组:凡不具备招标或竞争性谈判条件的可采取询价谈判方式采购。采购金额在10万元以下的采购活动需设立询价谈判采购小组,以询价的方式进行采购。

3.考察组:采购工作小组根据采购需要自行设立考察组。考察组由业务主管部门、审计处、设备使用单位和有关专家组成,考察组对采购工作负责,职能是负责考察,并提交考察报告。

4.评标组:对于招标采购活动,可根据需要在采购工作小组人员基础上扩充设立评标组。由设备使用单位和有关专家参与组成,职能是参加评标并向采购工作小组提交招标结果。

5.验收组:采购工作小组按照合同要求对所采购物资设备的质量和性能进行验收评价。

第十二条  采购工作小组和专家组评标、谈判等议事规则。

1.以满足设计和使用要求为前提,依据审定的计划资金额度控制标的质量等级,力求节约。

2.在招标过程中做到质量、价格、服务并重,同等产品比质量、同等质量比价格、同等价格比服务,综合评议比较。

3.工作小组应在充分考虑主要责任承担人意见的基础上,按照“少数服从多数”的原则形成小组决议。

第三章  采购活动的运作方式

第十三条  物资设备采购活动按照采购资金额度的大小可分别采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价、政府采购监督管理部门认定的其他采购方式。

(一)公开招标。公开招标是指按照国家有关法规和规定的程序,采购工作小组以招标公告的方式邀请不特定法人的供应商参与投标,并根据中标条件公开确定中标人的采购工作方式。原则上,对采购金额在100万元及以上的仪器设备,应采用公开招标方式组织采购工作。不得将应当以公开招标方式采购的货物或服务化整为零或者以其他任何方式规避公开招标采购。

(二)邀请招标。邀请招标是指按照采购工作小组议定的资质条件以招标邀请书的方式邀请三家以上特定法人的供应商参与投标,并按照评标组议定的中标条件确定中标人的采购工作方式。符合下列情形之一的物资设备,采用邀请招标方式采购。

1.具有特殊性,只能从有限范围的供应商处采购的;

2.采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。

(三)竞争性谈判。由学校采购工作小组按照议定的竞争性谈判条件,在对商家资质、产品性能、生产条件及售后服务等方面进行全面考察比较的基础上,按照“质量保证,服务可靠,价格最低”原则确定供应商的采购工作方式。符合下列情形之一的物资设备,可以采用竞争性谈判方式采购。

1.招标公告发布后,没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的;

2.技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的;

3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的;

4.不能事先计算出价格总额的。

(四)单一来源采购。符合下列情形之一的物资设备,可以采用单一来源方式采购。

1.只能从唯一供应商处采购的;

2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的;

3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求,需要继续从原供应商处添购,添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的且延时期限不得超过两年。

(五)询价。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目,可以采用询价方式采购。原则上,对采购金额在5千元—10万元的物资设备,可采用询价方式组织采购工作。

(六)政府采购的职能范围。

1.政府采购是指各级国家机关、事业单位和团体组织,使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购额标准以上的货物、工程和服务的行为;

2.采购是指以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为,包括购买、租赁、委托、雇佣等;货物是指各种形态和种类的物品,包括原材料、燃料、设备、产品等;工程是指建设工程,包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等;服务是指除货物和工程以外的其他政府采购对象;

3.政府采购应当严格按照批准的预算执行;

4.纳入集中采购目录的政府采购项目,应当实行集中采购;

5.政府采购必须委托经国务院有关部门或者省级人民政府有关部门认定资格的采购代理机构在委托的范围内办理政府采购事宜;

6.学校上报参与政府采购并获得批准的采购项目,必须组成政府采购工作领导小组。学校物资设备采购领导小组,是政府采购工作领导小组。

第十四条  建立仪器设备“采购资源信息库”。采购资源信息库除准确反映供应商资质信誉情况外,还应从可供商品和己供商品两方面反映各供应商的商品品种、规格型号、性能特点、价格状况等情况。一般情况下,采购资源信息库中同种类商品至少应当保证有五家以上资质较高、信誉状况良好的潜在供应商。采购资源信息库应实行滚动优选,动态管理。

第四章  采购工作程序

第十五条  物资设备的采购工作程序指从采购工作立项起到设备验收归档止的工作程序,主要包括立项、邀请供应商、开标(或谈判)、确定供应商、合同谈判、合同草签、合同签订、合同实施、设备验收、资料归档等环节。采购管理部门和项目负责单位要严格采购文件编制、信息公告、采购评审、采购合同格式和产品验收等环节的具体标准和程序要求。

第十六条  物资设备采购立项。仪器设备使用单位应根据实际需要,在对市场情况充分调查了解的基础上,制定仪器设备购置计划。计划应有可行性和前瞻性。计划的基本内容包括申请计划的理由、仪器设备名称、规格型号、需求数量、技术质量标准、预算价格依据、预算金额等。经学校研究同意,计财处备案(或下发预算文件)后执行。

第十七条  采购资金应当严格控制在所审定的资金额度范围之内,不得随意突破。不得随意增加采购数量和采购品种。对于确因实际情况需要调整时,必须事先征得主管校领导的同意。

第十八条  采购计划确定后,由归口管理部门编制招标文件或竞争性谈判文件或采购实施方案及《招标技术规范书》。招标文件和竞争性谈判文件包含商务部分和技术部分,商务部分一般包括:对投标人资格审查的标准、投标报价要求和评标标准、招标通知(或招标邀请)、投标人须知、投标书格式或要求以及拟签订合同的主要条款;技术部分一般包括:招标项目的技术要求、物资设备的名称、技术规格、质量标准、生产厂家、数量、信誉担保、服务承诺、完成工期、质保期限及附随义务等。

第十九条  邀请供应商。在采购计划确定后,归口管理部门应及时发布需求信息,吸收资质信誉状况良好的供应商参与投标报价。凡采购金额在100万元及以上的采购项目,采购需求信息可采取国家或地方政府采购网公告、校园网发布和校内公告等方式公开发布需求信息;10万元及以上的采购项目,采购需求信息以在校园网发布和校内公告等方式公开发布需求信息,可以在采购资源信息库中资质信誉良好的供应商中随机选择三家以上参与投标竞价。对于采购资金额度在10万元及以上的采购项目,投标报价的新增供应商不得低于参与投标报价供应商家数目的三分之一。一般情况下,业务主管部门应以标书或竞争性谈判文件的形式向供应商提出投标报价要求,并采取密封方式报价,保证运作过程公平、公正。

第二十条  供应商的资格审查及产品考察。采购前,归口管理部门应对供应商资质信誉情况的真实性、合法性和完整性进行审查。合格供应商资质证明一般包括:营业执照、税务登记证、法定代表人身份证明或法定代表人委托书、特殊行业管理生产许可证明、产品质量证明书、年度审验证明书、产品质量检验或鉴定报告等。

对于采购资金额度较大的项目,必要时,应成立考查组对供应商的生产经营条件、产品业绩情况、原材料配件、售后服务等有关情况进行实地考察。在考察基础上应形成考察报告,提交采购工作小组。

供应商有如下行为时应取消其参与资格:提供虚假资信材料,骗取合法供应商资格的;采用不正当手段诋毁、排挤其它供应商的;向采购人员行贿或提供其它不正当利益的;偷梁换柱,供应假冒伪劣商品的;采取其他不正当手段的。

归口管理部门应根据需要和可能对供应商提供的样品及时进行封样。对质量性能特殊或采购量大容易引起争议的物资,封样保存时间不得低于合同有效期。

第二十一条  供应商选定。根据采购资金额度和设备的类别,按照第十三条规定的相关方式确定供应商。

第二十二条  合同谈判及草签。归口管理部门和项目主管部门共同负责与选定供应商订立仪器设备采购合同。合同条款应当明确、完备、规范、合法。合同形式由采购工作小组根据实际情况确定。合同份额一式六份,供应商两份;归口管理部门、项目主管单位、财务部门、档案室各一份。校内管理复印件有效。仪器设备采购合同须经法人代表或其委托代理人签批同意并加盖学校合同专用章后认定有效。

第二十三条  合同实施。合同履行由归口管理部门和设备使用单位监督实施,如出现不能或不能完全履行合同时,项目主管部门应及时汇报归口管理部门,及时采取措施减少损失。经与供应商协商,同意变更合同实质性条款时,应形成补充合同;解除原有合同的,应报请学校物资设备采购领导小组同意。

第二十四条  物资设备验收和付款。设备到货后,项目主管单位根据合同要求对供货数量、规格型号、产地品牌、外观配置等方面的情况进行初步验收,待设备安装调试完毕运转正常后,向学校物资设备采购工作小组提交初验报告;学校采购工作小组成员和设备使用单位负责人、保管人、使用人及有关专家对物资设备进行验收,验收合格后,填写《渭南师院物资设备验收报告》。凭验收报告和收款凭据到国有资产管理处办理入库登帐手续。在验收没有达到质量要求时应做退货处理。仪器设备验收合格后,一般情况下,支付合同总款的90% ,剩余10%作为质保金,质保期满,设备质量和售后服务符合承诺条件,付清剩余货款。

第二十五条  在招标采购中,出现下列情形之一的,应予废标。

1.符合专业条件的供应商或者对招标文件作实质响应的供应商不足三家的;

2.出现影响采购公正的违法、违规行为的;

3.投标人的报价均超过了采购预算,采购人不能支付的;

4.因重大变故,采购任务取消的。

第二十六条  物资设备采购过程中形成的文件材料必须规范,各项内容要真实、准确、完整。“立项审批表”、“招投标文件”、“投标报价书”、“报价单”、“合同审批表”、“合同书”、“验收单”和“会议纪录”均为采购活动必须形成的重要文件材料,应由归口管理部门专人负责及时归档备案。

第五章  采购行为的纪律和监督

第二十七条  纪律要求。

1.采购活动必须严格执行国家法律、法规,采购人员依法完成采购任务,科学合理设置项目,改进工作作风,提高办事效率;

2.采购活动必须遵守“集体研究,民主决策”的工作制度,禁止暗箱操作;

3.参与采购活动的工作人员,严格执行“八项规定”,认真践行廉政建设“一岗双责”制度;

4.参与采购活动的工作人员不得私自接触供应商。不得向供应商泄露有失公正或影响公平竞争的商务信息;

5.参与采购活动的工作人员不得私自接受供应商任何形式的回扣、馈赠及宴请;

6.供应商的一切让利性承诺均应反映在订立的合同之中;

第二十八条  监督内容。

1.采购审批或备案事项的执行情况;

2.采购信息公告情况;

3.采购方式、采购程序和评审专家使用情况;

4.采购合同的订立和资金支付情况;

5.对供应商采购事宜的询问和质疑的处理情况;

6.有关法律、行政法规和规章制度的执行情况;

7.采购文件、资料的规范化建立和存档情况。

第二十九条  采购工作小组的工作接受学校和相关部门监督检查。财务人员对合同履行情况有责任进行监督,发现违反合同约定的行为应及时报告主管领导,拒付货款。

第三十条  归口管理部门应本着“服务、高效、合理、公正”的宗旨,按照政府和学校的有关规定组织采购工作。有下列行为之一者,属违规行为:

1.违反集体采购原则的;

2.凡教育厅、财政厅批准的采购项目,不执行政府采购的;

3.评标期间泄露评标情况的;

4.相互串通虚假招标的;

5.违反采购工作程序,规避监督检查的;

6.以不正当手段干扰招标、评标工作的;

7.评标报告不如实反映招标文件,投标书实际情况的;

8.违反本规范有关条款的其他行为。

第三十一条  规范采购程序,按照“谁的职责谁签字,谁签字谁负责”的原则。凡只签名未提出不同意见者,视为未提出不同意见。

第三十二条  对在物资设备采购活动中工作程序违反国家法规及学校规章制度,对国家和学校利益造成损失的,学校应追究有关单位和有关责任人的责任。

第三十三条  凡因工作处置失当、失职、渎职对学校造成经济损失的,应对有关责任人追究经济责任。对各种以权谋私,损害国家和学校利益的,将视其情节,严肃处理。对构成犯罪的,提交司法机关查处。  

第六章 附则

第三十四条  本办法适用于学校所有物资设备采购工作。

第三十五条  本办法由国有资产管理处负责解释。本办法与地方法规不一致时,以地方法规为准。

第三十六条  本办法自发布之日起执行,原《渭南师范学院仪器设备采购管理办法》(渭师院资〔2012〕155号)同时废止。

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